El pasado mes de julio publicamos en nuestra web la entrada “Herramientas de colaboración: ¿qué son y cuál es la mejor para mi negocio?” en la que os contábamos las ventajas de utilizar este tipo de plataformas y cuál era nuestra opinión acerca de algunas de ellas. Pues bien, con intención de profundizar más en la materia, esta semana abordamos un tema que nos parece fundamental: antes de ponernos a elegir qué herramienta de colaboración nos conviene implantar, es muy importante saber si nuestra empresa cumple los requisitos para que el proceso sea exitoso.
Factores a tener en cuenta
- Que haya una necesidad real. Cada empresa es un mundo y las personas que las formamos sabemos mejor que nadie cuáles son las necesidades en la gestión del día a día y en la de los proyectos. No es obligatorio implantar este tipo de herramientas si nuestra gestión es eficiente, si somos operativos y nos sentimos cómodos con nuestro sistema.
- Que exista una cultura de empresa receptiva. Cuando implantamos una herramienta colaborativa tenemos que ser conscientes de que las funciones, las tareas, los proyectos de nuestra empresa tienen que ser transparentes y que compartir el conocimiento es una necesidad con la que todos debemos comprometernos. Esto no quiere decir que toda la información tenga necesariamente que estar al alcance de todos, ojo. Habrá temas que interesen a todos y otros que, por el motivo que sea, no, y en este caso lo conveniente será que solo uno o dos trabajadores, o un grupo reducido, tengan acceso a cierta información.
- Que los trabajadores estén comprometidos con los objetivos de la empresa ya que de lo que estamos hablando es de ser eficientes, de ayudarnos los unos a los otros para que el trabajo salga adelante de la mejor manera posible. Si este requisito no se da, podremos implantar la herramienta pero los trabajadores serán reacios a usarla y el esfuerzo no habrá valido la pena. Pero no seamos pesimistas; siempre se puede trabajar previamente para conseguir un cambio cultural y dejar la implantación de la herramienta para una segunda fase.
- Que haya una persona dispuesta a responsabilizarse de la implantación de la herramienta. Huelga decir que para que una herramienta de colaboración funcione es necesario que toda la organización se implique en el uso de la misma pero es vital que uno de los trabajadores se comprometa a aprender a utilizarla y a enseñar a los demás. Además esta persona deberá ser quien analice las necesidades específicas de la empresa para, posteriormente, decidir qué uso se le va a dar a la herramienta y cómo se va a implantar.
- Que haya un flujo de trabajo definido. Las necesidades y los imprevistos de todos los días pueden alterar nuestra planificación de trabajo pero para poder funcionar con una herramienta colaborativa, es necesario que partamos de una planificación estructurada en la que los proyectos, tareas, plazos y recursos necesarios estén bien definidos. Siempre habrá tiempo de modificar lo que haya que cambiar e ir adaptándonos a las circunstancias y está claro que tenemos que ser flexibles, pero conviene evitar el modo “sobre la marcha” en la medida de lo posible.
Herramientas y procesos distintos para cada necesidad
Una vez sepamos si nuestra empresa cumple con los requisitos necesarios para la implantación podremos decidirnos por una u otra herramienta o corregir los factores críticos para poder implantarla en una fase posterior. Nuestro consejo es que probéis varias opciones y valoréis cual es la mejor para vuestra empresa y que tengáis presente que lo importante es que las herramientas se adecuen a las necesidades de nuestro proyecto y no al contrario.
